Dataskyddsbeskrivning för medlemsregistret

1.Allmän information

Personuppgiftsansvarig:
Fotografiföreningen Ibis rf (FO-nummer 2858285-8)
Senatsgatan 1
65100 Vasa
Kontaktperson:
Mia Gull
E-post
Telefon

2. Ändamål med och rättslig grund för behandling av personuppgifter

Registrerade är personer, som har blivit medlemmar i Galleri Ibis. Rättsliga grunder för behandlingen av personuppgifter är iakttagandet av de skyldigheter som föreskrivs i föreningslagen samt det avtalsenliga behovet av att genomföra medlemskapet i de registrerade.

Personuppgifter används för:

  • information om föreningens möten och andra medlemsmöten
  • fakturering av medlemsavgifter
  • evenemangsinbjudan och opinionsundersökningar
  • kontakt i anslutning till frivilligverksamhet 

3. Registrets datainnehåll och förvaringstider

Uppgifter samlas via en webblankett, per e-post eller via en pappersblankett.

Registret kan innehålla följande personuppgifter:

  • personmedlemmens namn och kontaktuppgifter: telefonnummer, e-postadress, adress och hemort
  • faktureringsuppgifter samt betalade/obetalade medlemsavgifter

Uppgifter om en medlem som har avgått eller avskedats, utesluts från registret, när avgången/avskedningen har godkänts av Galleri Ibis styrelsemöte.

4. Utlämning och överföring av personuppgifter

Uppgifter lämnas i regel inte ut till andra utomstående aktörer. Uppgifter kan överlämnas till den del som kommits överens med den registrerade.

Uppgifter kan överföras utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet endast enligt de grunder som dataskyddslagstiftningen förutsätter till exempel när tjänstetillhandahållare behandlar personuppgifter för Galleri Ibis räkning.

5. Skyddsprinciper för registret

Registret behandlas med noggrannhet och de behandlade uppgifterna skyddas på ett behörigt sätt. Vi ser till, att de lagrade uppgifterna och andra personuppgifter behandlas konfidentiellt.

Vi använder följande skyddsåtgärder för att säkerställa tryggheten vid behandlingen av personuppgifter:

  • Tillgång till det digitala materialet fordrar användning av ett personligt användarnamn och lösenord. 
  • Tillgång till uppgifterna och rätt att använda dem har endast Galleri Ibis styrelsemedlemmar
  • materialet i pappersformat bevaras omsorgsfullt och förstörs på ett informationssäkert sätt efter att man har överfört uppgifterna till de digitala systemen
  • Personer, som är berättigad att behandla personuppgifter, har instruerats att agera rätt i dataskyddsärenden

6. Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att:

  • kontrollera de i registret sparade uppgifter som gäller henne/honom och begära att en möjlig felaktig uppgift rättas och en bristfällig uppgift kompletteras
  • få en sammanfattning av sina uppgifter inom en månad då hon/han har lämnat in en begäran.
  • återkalla sitt samtycke, som behandlingen av uppgifterna har baserat sig på och begära den personuppgiftsansvarige att ta bort uppgifter ur sina system, som gäller den registrerade
  • få en anmälan om en dataskyddskränkning, ifall kränkningen sannolikt kommer att förorsaka en stor risk för individens rättigheter och friheter
  • begära att begränsa behandlingen av uppgifter som gäller henne/honom själv eller förbjuda helt behandlingen av sina uppgifter i vissa situationer
  • lämna klagomål till dataombudsmannen, ifall den registrerade upplever, att man vid behandlingen av personuppgifter har brutit mot gällande dataskyddslagstiftning

7. Kontakt

Ifall du vill tillämpa dina rättigheter eller du har frågor angående behandlingen av personuppgifter, ber vi dig att ta kontakt per e-post med kontaktpersonen nämnd i punkt 1 i registret. Vi kan överlämna uppgifter ur registret endast till de registrerade, vars identitet vi kan bekräfta.

Henkilörekisterin tietosuojakuvaus

  1. Yleiset tiedot

Henkilötietojen vastuuhenkilö:
Valokuvayhdistys Ibis ry (y-tunnus 2858285-8)
Senatsgatan 1
65100 Vaasa
Yhteyshenkilö: Mia Gull
Sähköposti
Puhelin

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisteröidyt ovat henkilöitä, jotka ovat liittyneet Galleri Ibis -järjestöön. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on yhdistyslain mukaiset velvollisuudet sekä rekisteröityjen jäsenyyden toteuttamisen sopimuksellinen tarve.

Henkilötietoja käytetään:

tiedotettaessa yhdistyksen kokouksista ja muista jäsentapaamisista jäsenmaksujen laskutukseen tapahtumakutsuihin ja mielipidetutkimuksiin yhteydenottoihin vapaaehtoistoiminnan yhteydessä

  1. Rekisterin tietosisältö ja säilytysajat

Tiedot kerätään verkkolomakkeella, sähköpostitse tai paperilomakkeella.

Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoja:

henkilöjäsenen nimi ja yhteystiedot: puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite ja kotipaikka laskutustiedot sekä maksetut/maksamattomat jäsenmaksut Rekisteristä poistetaan tiedot jäsenestä, joka on eronnut tai erotettu, kun ero/erottaminen on hyväksytty Galleri Ibis:n hallituksen kokouksessa.

  1. Henkilötietojen luovutus ja siirto

Tietoja ei yleensä luovuteta ulkopuolisille toimijoille. Tietoja voidaan luovuttaa rekisteröidyn kanssa sovittuun tarkoitukseen.

Tietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle vain tietosuojalainsäädännön edellyttämillä perusteilla, esimerkiksi kun palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja Galleri Ibis:n puolesta.

  1. Rekisterin suojaperiaatteet

Rekisteriä käsitellään huolellisesti ja käsitellyt tiedot suojataan asianmukaisesti. Varmistamme, että tallennetut tiedot ja muut henkilötiedot käsitellään luottamuksellisesti.

Käytämme seuraavia suojatoimia henkilötietojen käsittelyn turvaamiseksi:

Digitaaliseen aineistoon pääsy edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Pääsy tietoihin ja oikeus käyttää niitä on vain Galleri Ibis -hallituksen jäsenillä. Paperimuodossa oleva aineisto säilytetään huolellisesti ja tuhotaan tietoturvallisella tavalla sen jälkeen kun tiedot on siirretty digitaalisiin järjestelmiin. Henkilöt, joilla on oikeus käsitellä henkilötietoja, on ohjeistettu toimimaan oikein tietosuojakysymyksissä.

  1. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

Tarkistaa rekisteriin tallennetut tiedot itseään koskien ja pyytää mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista ja puutteellisen tiedon täydentämistä. Saa yhteenveto omista tiedoistaan kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä. Peruuttaa suostumuksensa, jonka perusteella tietoja on käsitelty, ja pyytää rekisterinpitäjää poistamaan rekisteröidyn tietoja järjestelmistään. Saa ilmoituksen tietosuojaloukkauksesta, jos loukkaus todennäköisesti aiheuttaa suuren riskin rekisteröidyn oikeuksille ja vapauksille. Pyytää rajoittamaan itseään koskevien tietojen käsittelyä tai kieltää kokonaan tietojensa käsittelyn tietyissä tilanteissa. Tekee valituksen tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

  1. Yhteystiedot

Jos haluat käyttää oikeuksiasi tai sinulla on kysyttävää henkilötietojen käsittelystä, pyydämme ottamaan yhteyttä sähköpostitse rekisteriin mainitun yhteyshenkilön kautta kohdassa 1. Voimme luovuttaa tietoja rekisteristä vain niille rekisteröidyille, joiden henkilöllisyys voimme vahvistaa.